Der richtige Einsatz von Informationstechnologie ist ein entscheidender Faktor zur Verbesserung der kommunalen Leistungsfähigkeit. Zunehmend wichtig wird dabei das wirksame Management von Dokumenten unter Workflow-Aspekten. Unproduktive Zeiten, für das Suchen, Kopieren, Weiterleiten oder Ablegen von Dokumenten werden reduziert, die Kommunikation sowie Vorgänge werden beschleunigt, Gesetze und Richtlinien lassen sich einfacher einhalten, und der Informations- bzw. Wissensstand der Mitarbeiter verbessert sich.

Import- und Migrations-Service

• Datenbestände aus heterogenen Quellen, bspw. von einem Mail- oder File-Server, lokalen Festplatten, anderen DMS-Systemen oder eingescannten Dokumenten, werden durch Intelligenz mit Metadaten bzw. -eigenschaften versehen und automatisiert in das Dokumenten Managementsystem integriert
• Flexibel konfigurierbare Klassifizierung der Dokumente mit Metadaten bzw. -eigenschaften
• Zeit- und ereignisgesteuerte Import- und Migrationsjobs
• Ein hinterlegtes Regelwerk steuert variabel die qualifizierte Ablage in der jeweiligen Bibliothek bzw. in den vorgesehenen Vorgängen und Akten

• Wirksame und durchgängige Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus, inkl. automatischer Erzeugung von Dokumentenhistorisierung und Protokollierung, Versionierung, Ein- und Auschecken, Überprüfungs- und Freigabeprozesse, Sammlung von Unterschriften, E-Mail-Integration etc.
• Schlanke und aufgabenorientierte Verwaltung und Bearbeitung von Vorgängen und Akten
• Flexible Richtlinien zur Beibehaltung, Schutz und Überwachung von Dokumenten, Akten und Vorgängen
• Zentrale, komfortable Suchfunktion über Volltext, Metadaten und Personen mit hinterlegter, kontextueller Relevanzformel, und unter Berücksichtigung von Bereichseinschränkungen
• Suchfunktion kann konfigurierbar auf ein nahezu unbegrenztes Spektrum von zu durchsuchenden Dokumenten, Formaten und Repositories zugreifen
• Erstellung, Ergänzung und Anwendung von gemeinsamen Kenntnissen bzw. gesammeltem Wissen über Blogs, Wikis und RSS (Really Simple Syndication)
• Formularlösungen mit Hilfe von elektronischen Formularen

• Beliebige Dokument können aus dem Dokumenten Managementsystem über die vorhandene Standardschnittstelle in unterschiedlichste Repositories (Software- oder Hardware-Archivlösungen) revisionssicher archiviert werden
• Integrierte Verwaltung der Konformitätsrichtlinien, bspw. der Aufbewahrungsfristen
• Über eine Art Platzhalter bleibt das Dokument vollständig im Dokumenten Managementsystem such- und aufrufbar, kann aber selbstverständlich nicht mehr bearbeitet werden
• Entlastung des SQL-Servers des Dokumenten Managementsystems und Vermeidung redundanter Dokumente

• Basiert auf Microsoft Office SharePoint Server 2007
• Rollenbasierte Gestaltung des Web-Zugriffes mit offline-Fähigkeit in Verbindung mit Microsoft Outlook 2007
• Integrierte Portallösung
• Rechteverwaltung auf Dokumenten- und Benutzerebene
• Höchste Benutzerfreundlichkeit und nahtlose Integration durch gewohnte und vertraute Microsoft-Umgebung

• Komplette, papierlose Eingangsrechnungs-Bearbeitung
• Metadatenermittlung auf Basis der gescannten Eingangsrechnung in der zentralen bzw. virtuellen Poststelle
• Auf Basis der ermittelten Metadaten erfolgt der Abruf von relevanten Berechtigungen aus dem Finanzwesen, bspw. benutzerbezogene Sachkonten-, Kostenstellen-, Produktberechtigungen oder der maximaler Freigabebetrag. Ebenso werden notwendige Basisdaten abgerufen, angefangen bei Lieferantendaten bis hin zu einzelnen Bestellpositionen
• Zuordnung zum Vorgangs-, Kostenstellen oder Produktverantwortlichen
• Rechnungsprüfung und -kontierung mit direktem Zugriff auf die abgerufenen und bereitgestellten Informationen aus dem Finanzwesen
• Zuordnung zum Anordnungsbefugten
• Rechnungsfreigabe mit automatischer Verbuchung der Eingangsrechnung im Finanzwesen über einen standardisierten XML-Datenstrom und qualifizierte Ablage im Dokumenten Managementsystem, ggf. mit revisionssicherer Archivierung
• Flexible Definition der Laufwege und Fristen
• Lückenlose, verwaltungsübergreifende Nachverfolgbarkeit, Transparenz und Recherchemöglichkeit

• Komplette, revisionssichere Archivierung aller bereitgestellter Bescheide und Belege
• Bereitgestellte Steuer-, Gebühren- oder Abgabenbescheide sowie Kassenbelege werden auf Basis der hinterlegten Klassifizierung automatisiert mit Metadaten bzw. -eigenschaften intelligent versehen, insbesondere mit den notwendigen Konformitätsrichtlinien zur Archivierung, bspw. Aufbewahrungsfristen
• Qualifizierte Ablage über hinterlegtes Regelwerk in der definierten Akten- bzw. Vorgangsstruktur im Dokumenten Managementsystem über eine Art von Platzhalter. So wird das Dokument nicht im Dokumenten Managementsystem redundant gehalten, bleibt dennoch vollständig such- und aufrufbar
• Übergabe der Dokumente an die angeschlossenen Speichersysteme zur revisionssicheren Archivierung, wiederum inklusive aller notweniger Informationen
• Lückenlose, verwaltungsübergreifende Nachverfolgbarkeit, Transparenz und Recherchemöglichkeit