Die wirtschaftliche Struktur der Stadt Ahlen hat sich in den letzten Jahren weitgehend verändert. Früher Schwerpunkt der Emailverarbeitung in Deutschland und bis zur Schließung im Jahr 2000 bedeutende Bergbaustadt mit einer der modernsten Steinkohle-Schachtanlagen des Ruhrgebiets, ist Ahlen heute ein Wirtschaftsstandort, an dem die eisen-, blech- und stahlverarbeitende Industrie zu den wichtigsten Arbeitgebern zählt. Mit über 54.000 Einwohnern ist die im südöstlichen Münsterland gelegene, fast 800 Jahre alte Stadt das größte Mittelzentrum im Kreis Warendorf. Seit knapp zwei Jahren bucht die Kommune mit der INFOMA®-Lösung newsystem® kommunal doppisch und weiß die erzielten Ergebnisse zu schätzen. Zwar hat die Erstellung der Eröffnungsbilanz aufgrund der dafür zu erledigenden Aufgaben, wie Gebäudebewertung, Dokumentation von Instandhaltungsrückstellungen, Auflisten von Forderungen und Verbindlichkeiten etc., sehr viele personelle Ressourcen gebunden. Aber nach Ansicht der Verantwortlichen hat sich der Aufwand gelohnt. "Die vielfältigen Detailkenntnisse, die vorher nur im jeweiligen Sachgebiet vorlagen, bieten völlig neue Grundlagen für das Verwaltungshandeln. Und auch die periodengerechte Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen trägt zu erhöhter Transparenz bei", so das Fazit. Weitere Auswertungsmöglichkeiten, wie Anlagenspiegel und Sonderposten, eröffnen sich die Ahlener zur Zeit mit der Aufbereitung der Anlagenbuchhaltung. Neben dem doppischen Finanzwesen mit Kosten-/Leistungsrechnung und Anlagenbuchhaltung entschied sich die Stadt seinerzeit dafür, ihr bestehendes Verfahren zur Verwaltung der 88 Liegenschaften und 234 Gebäude durch den INFOMA®-Baustein Liegenschafts- und Gebäudemanagement abzulösen. Die Vorteile des Wechsels sah der zuständige Fachbereich zum einen in der vollständigen Integration sowie der einfachen Einrichtung des Systems. Zum anderen überzeugte der zukunftssichere Softwareaufbau mit SQL-Datenbankserver. Aber vor allem punktete das Liegenschafts- und Gebäudemanagement von newsystem® kommunal damit, sämtliche aufgeführten Anforderungen erfüllen zu können. So setzten die Ahlener neben der Verknüpfung mit der Finanzbuchhaltung voraus, dass ihnen die Lösung sowohl einen Energiebericht als auch eine automatisierte Betriebskostenabrechnung liefert. Die Erstellung eines Mengengerüsts für eine Ausschreibung der Reinigungsflächen war darüber hinaus ebenso ein Punkt auf der Liste wie die Einbindung digitaler Baupläne. Zunächst mit den Modulen Basis und Instandhaltung am 01.01.2009 in den Echtbetrieb gestartet, zeigt sich der Fachbereich zufrieden mit der Umsetzung. Die Integration in die Finanzbuchhaltung ist erfolgt, der Objektexplorer bis auf Geschossebene festgelegt, das Meldemanagement eingerichtet. Im Aufbau befindet sich gerade die Mietverwaltung. Und die nächsten Schritte sind bereits in Planung. Die mittelfristige Einrichtung der internen Leistungsverrechnung steht in Ahlen noch auf dem Programm, aber auch der Einsatz des Energie- und Reinigungsmanagements. Vor allem in diesen beiden Bereichen ermöglichen die Leistungsmerkmale des INFOMA®-Liegenschafts- und Gebäudemanagements, Kosten zu reduzieren. So wird beispielsweise der gesamte Prozess des Energiemanagements von Gebäuden und Anlagen unterstützt. Durch den Einsatz eines ganzheitlichen Informationssystems lassen sich Kosten und Energie wesentlich effektiver einsparen. Notwendige Voraussetzung dafür ist die Analyse wirtschaftlich umsetzbarer Energieeinsparpotenziale, die beispielsweise durch Kennzahlenauswertungen von Energieverbräuchen und -kosten vergleichbarer Gebäude aufgezeigt werden. Auch im Modul Reinigungsmanagement steht die Kostensenkung im Vordergrund. Erreicht werden kann das unter anderem durch die Vorgehensweise, Reinigungsflächen zu definieren und mit entsprechenden Attributen zu versehen. Reinigungsgruppen, Leistungskategorien und Loszugehörigkeit werden pro Fläche hinterlegt. Damit entsteht ein exaktes Leistungsverzeichnis, das für Reinigungsausschreibungen genutzt werden kann. Unterstützung im Projekt erhält die Stadt Ahlen weiterhin sowohl durch das INFOMA®-Team als auch durch den IT-Dienstleister citeq. Das INFOMA® partnergroup-Mitglied übernimmt in seinem Rechenzentrum unter anderem für Ahlen das Hosting von newsystem® kommunal. Neben der Stadt Ahlen betreut die citeq erfolgreich weitere Kunden im Münsterland bei einer Vielzahl von Modulen aus der INFOMA®-Produktfamilie. Auf einen Blick Stadt Ahlen Einwohner: rd. 54.000 Doppischer Umstieg: 01.01.2008 Echtbetrieb Liegenschafts- und Gebäudemanagement: 01.01.2009 Module von newsystem® kommunal: NKR/NKFsystem inklusive Kosten-/Leistungsrechnung, Anlagenbuchhaltung, Baustein Liegenschafts- und Gebäudemanagement mit Instandhaltung, Miet- und Nebenkostenabrechnung, geplant: Energiemanagement, Reinigungsmanagement

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