Echte Pionierarbeit war beim Umstieg der Stadt Rosenheim auf die Doppik vonnöten. Als eine der ersten bayrischen Kommunen dieser Größenordnung wollten die Rosenheimer die bisherige dezentrale Buchführung auch in der neuen Systematik fortsetzen. Für Anwender und Anbieter INFOMA® eine Herausforderung, die in einem knapp bemessenen Zeitrahmen erfolgreich gemeistert wurde. Im Sommer 2006 startete die 60.000-Einwohner-Stadt Rosenheim die europaweite Ausschreibung für das Projekt „Einführung der Doppik“. Eine Überlegung war damals, sich aus wirtschaftlichen Gründen an die neu angeschafften SAP-Lösungen der Stadtwerke und der städtischen Klinik anzuhängen. Doch die Analyse der Ausschreibungsergebnisse zeigte, dass die organisatorische Verbindung zwischen einer kommunalen Verwaltung und Betrieben dieser Art auch auf SAP-Basis aktuell nur äußerst schwierig zu bewerkstelligen ist. Die Entscheidung fiel deshalb Anfang 2007 für den Systemanbieter INFOMA®. „Das doppische Verfahren newsystem® kommunal erfüllte unsere Bewertungskriterien und entsprach eindeutig dem, was wir uns von einer solchen Software erwarteten. Zudem stimmte das Preis-/Leistungsverhältnis“, erinnert sich Heinz Bösl, Amtsleiter Kämmerei. Zum ausgewählten Paket gehörten das doppische NKR/NKFsystem inklusive Budgetierung, Produkthaushalt, Steuern, Gebühren, Beiträge und Abgaben, Anlagenbuchhaltung sowie Kosten-/Leistungsrechnung. Der Fahrplan für die Einführung gestaltete sich sehr eng; Januar 2008 war Zieldatum für den Systemstart. So blieben den Beteiligten gerade mal neun Monate, um das komplexe Projekt auf die Beine zu stellen. Eine echte Herausforderung – verlangte die von der Stadt Rosenheim gewünschte dezentrale Finanzbuchhaltung doch einiges an Mehraufwand. „Im Rahmen der Verwaltungsmodernisierung haben wir schon 1995 auf die Budgetierung umgestellt. Das ist auch einer der tragenden Gründe gewesen, warum wir bei der dezentralen Buchung geblieben sind. Wir wollten die Verantwortung damit bei den Fachbereichen lassen“, erläutert Heinz Bösl die Entscheidung und ergänzt: „Wir sehen schon, dass es buchungstechnisch größere Vorteile hat, zentral zu buchen. Aber auch bei einer zentralen Buchhaltung sind wir ja auf die Informationen aus den Fachbereichen angewiesen. Und wenn ich die Informationen dort abfrage, kann ich sie auch gleich vor Ort ins System einpflegen lassen.“ Dennoch nutzte die Stadt die Gelegenheit zu einer Teilzentralisierung: Die bislang etwa 80 Buchungsstellen wurden auf 40 reduziert. Umfangreiche Vorarbeiten Für die Premiere der dezentralen Bearbeitung mit newsystem® kommunal war aber erst einmal umfangreiche Basisarbeit gefordert. Denn die dafür notwendigen Bearbeitungsschritte mussten von den Rosenheimern zunächst definiert und dann von INFOMA® im System neu angelegt werden. Heinz Bösl beschreibt diesen Teil des Projekts als den schwierigsten: „Dafür haben wir vergleichsweise viel Zeit benötigt. Wir mussten erst einige Begrifflichkeiten klären, bevor eine reibungslose Kommunikation möglich war. Es hat also eine Weile gedauert, bis uns die Eckpunkte des Programms klar waren und wir uns daran halten konnten.“ Frühzeitig hatte die Stadt dagegen den Rahmen für den Kontenplan abgesteckt. Dabei halfen Vorgaben aus dem Musterplan einer anderen Gemeinde, der entsprechend den Kriterien der Rosenheimer „umgestrickt“ und mit einem eigenen, bereits vorliegenden Kontenrahmenentwurf zusammengeführt wurde. Für den nächsten großen Schritt, die Übernahme der Altdaten in das neue System, hätte sich die Stadt im Rückblick mehr Zeit gewünscht: „Für die Datenübernahme gab es einen Zeitplan, der sich im Nachhinein als zu knapp herausstellte. Wir hätten schon viel früher mit den ersten Testdaten beginnen sollen und wären dann gerade bei den Daten für Gewerbesteuer, Grundsteuer und Abgaben nicht so unter Druck geraten.“ In einer gemeinsamen Kraftanstrengung konnten aber zum ersten Steuertermin die richtigen Beträge abgebucht werden. „Der Erfolg ist vor allem, dass keiner der Steuerschuldner gemerkt hat, welche großen buchungstechnischen Umstellungen bei uns gelaufen sind“, resümiert Heinz Bösl und lobt ausdrücklich die Leistung des INFOMA®-Teams und der Mitarbeiter des Sachgebiets Steuern und Abgaben. Denn aus einem Altsystem, das in 25 Jahren stetig angepasst und weiterentwickelt wurde, alle wichtigen Daten herauszufiltern und im neuen System zur Verfügung zu stellen, ist seiner Meinung nach „eine echte Meisterleistung“. Verständnis für Doppik Für einen erfolgreichen Umstieg auf die doppische Buchungssystematik war es für die Verantwortlichen in der Stadtverwaltung Rosenheim besonders wichtig, die betroffenen 40 Buchungskräfte bestmöglich auf die neue Art der Erfassung vorzubereiten. Nach einer Grundlagenschulung zum Thema Doppik erhielten sie im Zuge eines gemeinsam aufgebauten Schulungsprogramms kurz vor dem Start eine zweitägige technische Einführung am System durch INFOMA®. Daneben wurden die Amts- und Sachgebietsleiter im Rahmen von entsprechenden Veranstaltungen über die Grundlagen des neuen Systems informiert. Gleichzeitig bot die Stadt ihren Mitarbeitern eine Testversion zum Üben an. Heinz Bösl berichtet: „Wer unser Angebot damals in Anspruch genommen hatte, konnte einen deutlichen Vorsprung vor den anderen verbuchen und tat sich beim Systemstart entsprechend leichter. Ein solches Vorgehen kann ich jedem neuen Softwareanwender nur empfehlen.“ Auch den „harten“ Umstieg auf die Doppik bereut die Stadt Rosenheim nicht. Denn dem erhöhten Aufwand beim Komplettwechsel stehe der Vorteil gegenüber, dass sich die Mitarbeiter nur einmal an ein neues System gewöhnen und nicht in zwei oder drei Jahren den nächsten Schritt in ein anderes Buchungssystem machen müssten. Und auch den relativ kurzen Umstellungszeitraum würde Heinz Bösl wieder wählen – allerdings mit mehr Zeit für die Datenmigration und ausreichend zusätzlichem Personal, „denn da gelangt man schon an seine Grenzen.“ Ohne den engagierten Einsatz vor allem der Mitarbeiter in der Kämmerei wäre der Termin nicht zu halten gewesen. Individuelle Anpassungen Neben den speziellen Anforderungen für eine dezentrale Buchhaltung realisierte INFOMA® gemäß den individuellen Bedürfnissen der Stadt Rosenheim weitere Anpassungen, wie beispielsweise im Berichtswesen. So erhält der Sachbearbeiter nun einen Bericht, der ihm auf einen Blick zeigt, welche Haushaltsmittel zur Verfügung stehen beziehungsweise wie viele für Projekte oder Bestellungen bereits gebunden sind. Eine Zusammenfassung dieser Informationen hatte es bis dato nicht gegeben. Eine Besonderheit im Rosenheimer Steuer- und Abgabenbereich erforderte eine weitere Anpassung. Die Straßenreinigungsgebührensatzung sieht Ermäßigungen für Eckgrundstücke und unbebaute Grundstücke vor. Diese werden zum Teil kumulativ gewährt. Bisher noch kein Funktionsmerkmal von newsystem® kommunal wurde diese Anforderung ebenfalls realisiert. Fazit Bei der Entscheidung für das doppische Buchungssystem hatte die Stadt Rosenheim vor allem ein Ziel vor Augen: Sie will mehr finanzielle Transparenz erreichen. Die Verantwortlichen erwarten künftig kostenrechnerische Einblicke über den finanziellen Stand und die finanzielle Entwicklung der Kommune. Die Frage „Wo entstehen welche Kosten für welche Zwecke?“ soll zuverlässig beantwortet werden können. Mit newsystem® kommunal ist man in Rosenheim auf dem besten Wege. Durch die aufgrund stetiger Weiterentwicklungen des Programms entsprechend angepassten Leistungsmerkmale und die wachsende Erfahrung im Umgang mit dem Verfahren erwartet die Verwaltungsspitze mit jedem Jahr bessere Ergebnisse. Aber die Verantwortlichen haben sich schon weitere Ziele gesetzt. Dazu gehört zum einen die stärkere Nutzung der Kosten-/Leistungsrechnung. Zum anderen steht das Thema Dokumentenmanagement an. Hier erwartet der Amtsleiter gerade bei der dezentralen Organisation der Kommune spürbare Erleichterungen für die Mitarbeiter. Und ab Mitte 2009 soll sich ein Projektteam mit der Zentralisierung des städtischen Gebäudemanagements beschäftigen. Auch dafür braucht man softwaretechnische Unterstützung. Der Anwender Stadt Rosenheim/Oberbayern, 60.000 Einwohner Erste Kommune mit dezentraler Buchhaltung in der Doppik Harter Umstieg auf newsystem® kommunal mit NKR/NKFsystem inklusive Budgetierung, Produkthaushalt, Steuern, Gebühren, Beiträge und Abgaben, Anlagenbuchhaltung sowie Kosten-/Leistungsrechnung Echtbetrieb seit 1.1.2008

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