Im Finanzwesen und anderen Fachverfahren stehen Informationen vorwiegend sehr strukturiert und gut gemanagt zur Verfügung, aber eben meist in Inseln abgekapselt. Gemessen an allen vorhandenen Informationen liegt zudem noch immer der Großteil in unstrukturierter und/oder nicht gemanagter Form vor. D.h. Dokumente werden bspw. nicht definiert abgelegt, sie liegen auf unterschiedlichen Systemen (lokalen Festplatten, zentrale Fileserver, Mailsysteme etc.), es gibt keine Versionshistorie, sie sind oftmals nur mit großem Aufwand wieder zu finden. Wie soll man vernünftig arbeiten, wenn wichtige Dokumente fehlen, nur aufwendig auffindbar sind, in mehreren Fassungen vorliegen oder in der Warteschleife stecken?

Verwaltungen, die hier grundlegend umdenken und Schritt für Schritt ein sinnvolles Informations- und Prozessmanagement implementieren wollen, setzen auf das Dokumenten Managementsystem von INFOMA®: bereits bestehende oder neue Dokumente lassen sich automatisiert integrieren, in Akten oder Vorgängen effizient verwalten bzw. schlank und aufgabenorientiert bearbeiten sowie gezielt revisionssicher archivieren. Immer den Nutzen im Blick: Kürzere und papierarme Durchlauf- und Bearbeitungszeiten, entschlackte und transparente Vorgänge, einfachere Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien als auch höhere Qualität und Prozesssicherheit.



Integrierte Service- und Workflow-Architektur
Die drei Services bilden die Basis des Dokumenten Managementsystems. Der Import- und Migrations-Service sorgt für die automatisierte Konsolidierung heterogener Datenquellen und Dokumente in einer Plattform; der Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service ermöglicht die Verwaltung, Bearbeitung, Prüfung, Veröffentlichung und das Suchen; der revisionssichere Archivierungs-Service schafft die Basis für die Integration unterschiedlichster Speicher- und Archivsysteme.

Die integrierte Workflow-Komponente nutzt die drei Services gezielt. Die Leistungsfähigkeit zeigt sich an den schlüsselfertig ausgelieferten Workflows. So greift der Bescheid- und Belegarchivierungs-Workflow automatisiert alle gewünschten Steuer-, Gebühren oder Abgabenbescheide sowie Kassenbelege ab (inklusive der jeweiligen Verschlagwortung), erledigt die Ablage in die zugehörigen Akten oder Vorgängen, und übergibt die Dokumente an die angeschlossenen Speichersysteme zur revisionssicheren Archivierung (inklusive aller notweniger Konformitätsrichtlinien, bspw. Aufbewahrungsfristen).



Der Rechnungseingangs-Workflow zeigt noch deutlicher die vorgangsorientierte Vorgehensweise über Abteilungs- und Verfahrensgrenzen auf. Vom Scan der Eingangsrechnung mit Metadatenermittlung und der darauf aufbauenden Bereitstellung von relevanten Berechtigungen und Basisdaten (bis hin zu den einzelnen Bestellpositionen) aus dem Finanzwesen, über die Rechnungsprüfung und -kontierung mit direktem Zugriff auf die bereitgestellten Informationen aus dem Finanzwesen, bis zur Rechnungsfreigabe mit automatischer Verbuchung der Eingangsrechnung im Finanzwesen, erfolgen alle Schritte medienbruchfrei und arbeitsplatzübergreifend.

Produktmerkmale Dokumenten Managementsystem   Der richtige Einsatz von Informationstechnologie ist ein entscheidender Faktor zur Verbesserung der kommunalen Leistungsfähigkeit. mehr...

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